Cualquier herramienta de inteligencia artificial que usemos para transcribir consultas, reuniones, etc., está gestionada por una empresa externa.
Por eso si se decide utilizar un sistema de transcripción con IA debemos:
- Usar exclusivamente la herramienta para la que se ha adquirido licencia de uso de IA.
- Conocer los términos y condiciones de la prestación del servicio, no todas las empresas de IA cumplen con las leyes de protección de datos y de inteligencia artificial de la UE. Asegurarnos de qué datos recoge el proveedor y para qué, si el proveedor reutiliza la información y con qué fines, sobre todo si las grabaciones y las transcripciones serán usadas para entrenar el modelo de IA
- Firmar acuerdo de encargado de tratamiento de tratamiento en el que se recojan todos estos tratamientos.
- Aplicar las medidas de seguridad adecuadas:
- Limitando el acceso a las transcripciones a personal autorizado, eligiendo una herramienta de IA que cuente con medidas para evitar el acceso no autorizado a la información.
- Guardar las transcripciones de las reuniones en archivos seguros y protegidos.
- En cumplimiento del deber de transparencia, que es una obligación legal, las personas implicadas en ese tratamiento, empleados/as, clientes, etc., deben ser informadas y saber que su voz va a ser transcrita, para qué y qué va a pasar con ella, si se utilizará sólo para ese fin o también para otros (como entrenar IA) y de cómo puede ejercer sus derechos y retirar el consentimiento si así lo considera, en definitiva, recabar su consentimiento expreso.
En caso de que se use información real, el documento generado por IA, se copiara a un nuevo documento en blanco, descartando el documento de IA, pero eliminando previamente la información utilizada.
Nunca guardar el documento obtenido en la propia herramienta de IA o su nube.
Verificar el rigor y la veracidad del documento obtenido, su lógica y contenido, de acuerdo con el fin perseguido.
Las transcripciones se conservarán únicamente durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades descritas o durante los plazos legales de prescripción de responsabilidades.
Los datos serán tratados con absoluta confidencialidad, anonimizando cualquier información personal.
Sólo tendrán acceso a las transcripciones las personas autorizadas por la dirección de la empresa.
En caso de comparación de documentos, anonimizar cualquier información personal, respetando el derecho fundamental a la protección de los datos personales, y el derecho al honor, la intimidad y la propia imagen.
La IA, debe ser una herramienta de ayuda, nunca la sustituta de nuestro trabajo.